Hoxe queremos falar de algo moi importante en calquera traballo: a optimización do tempo. É moi sinxelo pasarse o día diante do ordenador, facendo recados e chegar esgotado a casa coa sensación de ter moito traballo por rematar e de non ter feito nada. Ladróns de tempo disfrazados de múltiples formas.

Se che pasou ou che pasa con frecuencia que acabas o teu día cunha lista infinita de tarefas para o seguinte e dis, esgotado, “pero se non parei!”. Comentámosche algúns trucos que che poden axudar.

Optimiza o teu tempo

1.- Sé ordenado: manter a orde no teu espazo de traballo, saber onde tes as ferramentas precisas para o desenvolvemento do teu día a día laboral e incluso manter “limpo” o ordenador pode facerche perder moito menos tempo.

2.- Emprega axenda: e preferiblemente on line, porque o teu calendario en papel pode ser un gran desgusto. O calendario de Google é gratuíto e permíteche asignar distintas cores e empregar alarmas para non esquecer nada. Asignar unha cor a cada tarefa pódeche axudar a recoñecer nunha ollada rápida que tes que facer durante todo o día. Ao ser on line, podes tela sincronizada no móbil, tablet ou ordenador, o que fará que nunca esquezas nada e estea sempre accesible o teu calendario.

Podes substituír unha reunión por videochamada? Emprega a tecnoloxía como a túa mellor aliada.

3.- Planifica as túas horas: canto tempo necesitas para cada cousa? Canto estás empregando? Como podes mellorar a túa rendibilidade? Ter claro isto é moi necesario. Fai un cálculo estimado e optimiza o teu tempo.

4.- Controla a túa rendibilidade: non todos nos concentramos mellor á mesma hora. Hai persoas que renden máis polas mañás e outras que traballan mellor polas tardes ou noites. Planifica o teu traballo, na medida do posible, en función deste parámetro. As horas de maior rendibilidade persoal son as que debemos asignar ás tarefas que necesitan maior concentración. De nada serve «quentar a cadeira».

5.- Prohibido procrastinar: xa o dicían as nosas avoas «non deixes para mañá o que poidas facer hoxe». Agás que esteas moi disperso e vaias a «quentar a cadeira», imporse cumprir os teus obxectivos diarios pode ser moi complexo ao principio, pero ao final será unha costume e habituaraste.

Controla as túas interrupcións

Nunca fora máis sinxelo comunicarse e nunca perdéramos máis tempo con esta tarefa. Un dos maiores ladróns de tempo no día a día de calquera traballador é este: as comunicacións. E-mail, WhatsApp, Facebook, Facebook Messenger, Line, Telegram, Skype… un montón de apps invaden os nosos móbiles -e algunhas tamén o noso ordenador nas súas versións de escritorio- son unha das maiores distraccións contra as que loitar a diario.

1.- Márcate un horario de lectura de e-mails e WhatsApps: o importante é poñerse unhas horas para revisar toda esa información. Por exemplo, a primeira e última hora da mañá e a primeira e última hora da tarde. Para cousas urxentes, sempre é posible unha chamada. Pero resulta demasiado tentador ler os WhatsApps de amigos ou grupos, sobre todo cando sentes tedio co que estás facendo.

2.- Silencia os grupos de WhatsApp.

3.- Asigna tons distintos para amigos e para compañeiros de traballo, así saberás se debes lelos e contestar ou podes continuar cos teus horarios establecidos.

Delega en profesionais

E sé esixente con eles! Aquí explicámosche como che pode axudar unha axencia de márketing:

https://www.vincusys.gal/blog/que-ten-que-facer-a-mina-axencia-de-marketing-pola-mina-empresa/

Desfaite dos ladróns de tempo

Non é sinxelo detectalos ao principio, pero a medida que pasan as semanas e os meses podes decatarte de que persoas achegan cousas positivas na túa vida -e/ou ao teu traballo- e cales só buscan o seu beneficio propio. Moitas queren unicamente cumprir os seus obxectivos e satisfacer as súas necesidades. Aprende a dicir non e aforrarás moito tempo e desgustos.

Adeus reunións infinitas

Moitos estudos sobre clima laboral e optimización do tempo mostran que unha das maiores perdas do mesmo no entorno de traballo son as reunións que duran horas e horas. Faite esta pregunta: É precisa esta reunión? Se o é, valora se é posible facela a través de chamada ou videochamada, as novas tecnoloxías poden ser unha gran aliada e aforrarche moito tempo en desprazamentos.

Fai pausas

Os expertos din que o cerebro humano é incapaz de manter a concentración máis alá de dúas horas seguidas. Por iso é moi importante que fagas unha pausa de 10-15 minutos cada hora e media ou dúas horas. E ademais, se traballas sentado é conveniente que te levantes e estires as pernas e, por suposto, que manteñas unha postura corporal correcta.

Descansa suficientemente

O estrés e o esgotamento tenden a ir unidos e se non descansamos e durmimos as horas necesarias cada día, o corpo reséntese. Non só somos menos eficientes e estamos máis dispersos porque diminúe a nosa capacidade de concentración, senón que ademais é malo para a saúde e pode afectar ao noso carácter.

Foto: kaboompics.com